Imagen generada con IA
Tienes una hoja de Excel con las horas de entrada y salida de tu equipo. O una libreta en recepción. O un sistema de turnos que nadie actualiza salvo cuando hay una baja. Desde septiembre de 2026, eso ya no vale. Y la diferencia entre adaptarse a tiempo y no hacerlo puede ser de 10.000 euros por cada trabajador afectado.
El Ministerio de Trabajo lleva meses tramitando el Real Decreto del registro horario digital. A finales de julio de 2026, los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación a septiembre para incorporar las observaciones del Consejo de Estado, que en marzo había señalado que el impacto económico no estaba bien evaluado y que las garantías de protección de datos eran insuficientes (Inwout, jul-2026). El texto entrará en vigor 20 días después de su publicación en el BOE. Si sale en septiembre, la cuenta atrás ya corre.
La buena noticia: si ya tienes que cambiar de sistema, merece la pena hacerlo bien y llevarte de paso la automatización de vacaciones, ausencias y partes de trabajo. Lo que habría costado implantar de todas formas, ahora tiene fecha y justificación.
Qué tienes que hacer antes de que llegue la Inspección de Trabajo
No esperes a la publicación en el BOE para moverte. El Ministerio de Economía ha propuesto un plazo de adaptación de hasta un año para las pymes, pero los sistemas tardan entre dos semanas y dos meses en ponerse en marcha según el tamaño y el número de centros de trabajo (Protime, ago-2026). Esta es la lista de decisiones que tienes que tomar ahora:
- Audita lo que tienes: ¿usas Excel, libreta o un software que no guarda historial de cambios? Si la respuesta es cualquiera de las tres, tienes que cambiar.
- Elige un sistema con los cinco requisitos técnicos del borrador (los explico en la siguiente sección).
- Decide si lo integras con tu software de nóminas o con las herramientas que ya usas (Factorial, Holded, Sage, Odoo). La integración evita introducir los mismos datos en dos sitios.
- Forma a tu equipo: el fichaje debe hacerlo el propio trabajador, no el responsable de turno que ficha por todos. Si hay dudas sobre el uso de la app, la Inspección puede considerar que los registros no son fiables.
- Prepara el acceso telemático para la Inspección: el borrador exige que la Inspección de Trabajo pueda consultar los registros sin intervención de la empresa.
Los cinco requisitos técnicos que exige el borrador
El borrador del Real Decreto detalla qué debe cumplir el sistema técnicamente. No basta con que sea digital: tiene que ser verificable e inalterable (Alerta Trabajo, jul-2026).
Imagen generada con IA
1. Identificación única del trabajador. Cada fichaje queda vinculado a una persona concreta. Puede ser por PIN, huella dactilar, reconocimiento facial, tarjeta o app de móvil. Lo que no vale: un código de cuatro dígitos compartido por todo el equipo.
2. Sellado temporal automático. El sistema registra la hora exacta en el momento del fichaje sin que nadie pueda modificarla a posteriori sin que quede constancia. Esto es precisamente lo que invalida los registros manuales o en papel.
3. Cifrado de datos. Los registros horarios contienen datos personales y deben estar protegidos contra acceso no autorizado. El Consejo de Estado señaló específicamente este punto en su dictamen de marzo de 2026 como insuficiente en el primer borrador.
4. Historial de cambios auditado. Si alguien modifica un registro (por ejemplo, para corregir un error de fichaje), la modificación debe quedar registrada con fecha, hora y quién la hizo. Sin esta capa, la Inspección puede interpretar que los cambios son manipulación de datos.
5. Exportación de informes. El sistema debe poder exportar los registros en un formato que la Inspección de Trabajo pueda consultar, previsiblemente CSV o XML estandarizado.
Si usas una app de fichaje básica, gratuita o muy antigua, es probable que falle en el punto cuatro. Antes de renovar ninguna licencia, comprueba específicamente si tiene historial de cambios auditable y exportación de informes estructurada.
Cuánto cuestan las multas (y por qué el cálculo sorprende)
El borrador propone sanciones de entre 1.000 y 10.000 euros. La sorpresa está en el multiplicador: las multas no son por empresa, son por trabajador afectado (Alerta Trabajo, jul-2026).
Si la Inspección detecta que el sistema no cumple los requisitos técnicos y tienes 10 empleados, la sanción máxima teórica es de 100.000 euros. Para una empresa de 25 personas, 250.000.
Esto pone la decisión de cambiar de sistema en un contexto completamente diferente. No es un gasto de software: es una comparativa de riesgo. El coste de un sistema de fichaje adecuado para una empresa de 10 personas está entre 50 y 150 euros al mes (precios orientativos; verifica en cada plataforma). La multa mínima por incumplimiento para esa misma empresa es de 10.000 euros.
Qué sistema elegir según el tamaño de tu plantilla
No hay una solución única. Lo que funciona para tres personas no escala bien a cuarenta.
De 1 a 5 personas. Una app móvil que cumpla los cinco requisitos ya es suficiente. El módulo básico de Factorial o herramientas similares hacen el trabajo. Lo más importante: comprueba que tiene historial de cambios antes de contratarla.
De 6 a 20 personas. Merece la pena un software de RRHH que integre fichaje, nóminas y control de vacaciones. Factorial, Holded Gestión de Personas u Odoo RRHH permiten gestionar las tres cosas desde un mismo sitio. El coste medio orientativo está entre 3 y 8 euros por empleado al mes según el plan contratado (verifica precios actuales en cada plataforma).
De 20 a 100 personas o con turnos rotativos. Si tienes varios centros de trabajo, turnos o empleados que no usan siempre el mismo dispositivo, un sistema con lector biométrico o tarjeta RFID tiene más sentido. La inversión en hardware está entre 150 y 400 euros por lector, pero reduce los errores de fichaje de forma significativa.
En todos los casos, la pregunta antes de contratar nada es siempre la misma: ¿puede exportar los registros en formato estandarizado y tiene historial de cambios auditable? Si la respuesta no es un sí claro y documentado, sigue buscando.
Cómo convertir la obligación en una mejora operativa
La normativa te obliga a cambiar de sistema. Ese momento es también el mejor para conectar el fichaje con otras automatizaciones de RRHH que llevas tiempo aplazando.
Imagen generada con IA
- Gestión de vacaciones integrada. El trabajador solicita desde la misma app, el responsable aprueba o rechaza, el sistema actualiza el calendario. Sin correos, sin papel, sin malentendidos de verano.
- Partes de trabajo vinculados al cliente. En sectores como la construcción, el mantenimiento o la logística, el parte horario puede ir vinculado al cliente o al proyecto. Facilita la facturación posterior sin que nadie transcriba nada a mano.
- Alertas de horas extra automáticas. El sistema avisa cuando un trabajador está a punto de superar su jornada ordinaria, antes de que ocurra y no a fin de mes cuando ya es tarde.
- Integración con nóminas. Los datos de jornada pasan directamente a la nómina sin que nadie los copie, lo que elimina una fuente de errores muy habitual y reduce el tiempo de cierre mensual.
Esta clase de automatización de back-office tiene mucho en común con la que está llegando también en facturación: si te interesa ver qué más está cambiando en ese frente, en el post sobre factura electrónica B2B para pymes explicamos otra obligación con fecha límite y cómo convertirla en una mejora del flujo de cobro.
Y si tu empresa usa IA para analizar asistencia o detectar patrones de absentismo, desde el 19 de agosto de 2026 hay una obligación de informar a los trabajadores que probablemente te afecta directamente: lo explicamos en detalle en este artículo sobre IA en selección y RRHH.
Si quieres que te ayudemos a evaluar qué sistema de fichaje encaja con tu empresa y cómo integrarlo con lo que ya tienes, cuéntanoslo en el formulario de presupuesto.
En resumen
El registro horario digital será obligatorio en España a partir de la publicación del Real Decreto en el BOE, prevista para septiembre de 2026. El decreto entra en vigor 20 días después. No hay excepciones por tamaño de empresa. El sistema debe cumplir cinco requisitos técnicos: identificación única del trabajador, sellado temporal automático, cifrado de datos, historial de cambios auditado y exportación de informes estandarizada. Las multas del borrador alcanzan los 10.000 euros por trabajador afectado, no por empresa. Si ya tienes que cambiar de sistema, vale la pena integrarlo con la gestión de vacaciones y nóminas: el coste de implantación es el mismo y el ahorro operativo empieza desde el primer mes.
Información basada en el borrador del Real Decreto del registro horario digital, verificada el 26 de agosto de 2026. El texto definitivo puede introducir cambios en plazos o requisitos técnicos. Fuentes: Inwout · Alerta Trabajo · Protime · Kronjop · Controllaboral.