Actualizado el 7 de octubre de 2026: hemos revisado los datos y las fuentes de este artículo.
Tienes una hoja de Excel con las horas de entrada y salida de tu equipo. O una libreta en recepción. O un sistema de turnos que nadie actualiza salvo cuando hay una baja. Hoy eso es legal: el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga desde 2019 a registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada, pero no fija un formato. Eso cambiará si se aprueba el Real Decreto del registro horario digital, cuyo proyecto deja fuera el papel y el Excel.
El Ministerio de Trabajo lleva meses tramitando el Real Decreto del registro horario digital. El 23 de marzo de 2026, el Consejo de Estado emitió un dictamen contrario: entre otras cosas, señaló que el impacto económico no estaba bien evaluado, sobre todo en las pymes, y que la protección de datos no estaba bien garantizada. El 24 de julio, los ministerios de Trabajo y Economía acordaron tramitarlo en septiembre (Kronjop). Septiembre pasó sin aprobación: a 27 de septiembre de 2026 no constaba aprobado en el Consejo de Ministros ni publicado en el BOE (Inwout). Si se aprueba, entrará en vigor 20 días después de su publicación, y las obligaciones que dependan de los requisitos técnicos no se exigirán hasta seis meses después de que entre en vigor el desarrollo de esos requisitos (Inwout). El Consejo de Estado pidió reconsiderar esa fecha de entrada en vigor.
La buena noticia: si ya tienes que cambiar de sistema, merece la pena hacerlo bien y llevarte de paso la automatización de vacaciones, ausencias y partes de trabajo. Lo que habría costado implantar de todas formas, ahora tiene una razón más.
Qué tienes que hacer antes de que llegue la Inspección de Trabajo
No esperes a la publicación en el BOE para moverte. Las propuestas en debate dan a las pymes un plazo de adaptación de entre seis meses y un año (Protime, abril de 2026), pero cambiar de sistema lleva su tiempo. Esta es la lista de decisiones que tienes que tomar ahora:
- Audita lo que tienes: ¿usas Excel, libreta o un software que no guarda historial de cambios? Si la respuesta es cualquiera de las tres, tendrás que cambiar cuando se apruebe el Real Decreto.
- Elige un sistema con los cinco requisitos técnicos que explico en la siguiente sección.
- Decide si lo integras con tu software de nóminas o con las herramientas que ya usas (Factorial, Holded, Sage, Odoo). La integración evita introducir los mismos datos en dos sitios.
- Forma a tu equipo: el fichaje debe hacerlo el propio trabajador, no el responsable de turno que ficha por todos. Según Alerta Trabajo, el proyecto no admite fichajes hechos por terceros.
- Prepara el acceso telemático para la Inspección: el proyecto prevé que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros en remoto.
Los cinco requisitos técnicos que debería cumplir tu sistema
Según Inwout, el proyecto de Real Decreto exige que quede constancia de quién modifica un registro, cuándo y qué modifica, y que la Inspección pueda consultar los registros en remoto (Inwout). Alerta Trabajo añade que no admite fichajes hechos por terceros (Alerta Trabajo, enero de 2026). El resto de esta lista es nuestra recomendación para que el sistema sea verificable.
Imagen generada con IA
1. Identificación única del trabajador. Cada fichaje queda vinculado a una persona concreta. Puede ser por PIN, huella dactilar, reconocimiento facial, tarjeta o app de móvil. Lo que no vale: un código de cuatro dígitos compartido por todo el equipo.
2. Sellado temporal automático. El sistema registra la hora exacta en el momento del fichaje sin que nadie pueda modificarla a posteriori sin que quede constancia. Es lo que un registro en papel no puede garantizar.
3. Cifrado de datos. Los registros horarios contienen datos personales y deben estar protegidos contra acceso no autorizado. Según Inwout, el cifrado responde a estándares recomendados, no a cifras fijadas en el texto legal (Inwout).
4. Historial de cambios auditado. Si alguien modifica un registro (por ejemplo, para corregir un error de fichaje), la modificación debe quedar registrada con fecha, hora y quién la hizo. Es uno de los requisitos que el proyecto sí recoge.
5. Exportación de informes. El sistema debe poder exportar los registros en un formato que la Inspección de Trabajo pueda consultar. El estándar que usará la Inspección todavía no se ha publicado (Inwout).
Si usas una app de fichaje básica, gratuita o muy antigua, revisa sobre todo el punto cuatro. Antes de renovar ninguna licencia, comprueba específicamente si tiene historial de cambios auditable y exportación de informes estructurada.
Cuánto cuestan las multas de verdad
Hoy, incumplir el registro de jornada es una infracción grave del artículo 7.5 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS). Su artículo 40.1.b) la castiga con multas de 751 a 7.500 euros (LISOS, BOE), y la multa es por infracción: el número de trabajadores afectados sirve para graduar la cuantía (Inwout). El proyecto de Real Decreto no incluye sanciones nuevas: las multas por trabajador las planteaba un proyecto de ley que el Congreso rechazó el 10 de septiembre de 2025 (Inwout).
Compara esa multa con lo que cuesta un sistema de fichaje para tu plantilla. Los precios cambian a menudo: consúltalos en la web de cada proveedor.
Qué sistema elegir según el tamaño de tu plantilla
No hay una solución única. Lo que funciona para tres personas no escala bien a cuarenta.
De 1 a 5 personas. Una app móvil que cumpla los cinco requisitos ya es suficiente. Lo más importante: comprueba que tiene historial de cambios antes de contratarla.
De 6 a 20 personas. Merece la pena un software de RRHH que integre fichaje, nóminas y control de vacaciones. Programas como Factorial, Holded u Odoo tienen módulos de recursos humanos para gestionarlo desde un mismo sitio. Comprueba en cada plan qué funciones incluye y cuánto cuesta.
De 20 a 100 personas o con turnos rotativos. Si tienes varios centros de trabajo, turnos o empleados que no usan siempre el mismo dispositivo, un sistema con lector biométrico o tarjeta RFID tiene más sentido. Si eliges biometría, revisa antes las condiciones de protección de datos, que el Consejo de Estado ya echó en falta en el proyecto.
En todos los casos, la pregunta antes de contratar nada es siempre la misma: ¿puede exportar los registros en formato estandarizado y tiene historial de cambios auditable? Si la respuesta no es un sí claro y documentado, sigue buscando.
Cómo convertir la obligación en una mejora operativa
Si tienes que cambiar de sistema, ese momento es también el mejor para conectar el fichaje con otras automatizaciones de RRHH que llevas tiempo aplazando.
- Gestión de vacaciones integrada. El trabajador solicita desde la misma app, el responsable aprueba o rechaza, el sistema actualiza el calendario. Sin correos, sin papel, sin malentendidos de verano.
- Partes de trabajo vinculados al cliente. En sectores como la construcción, el mantenimiento o la logística, el parte horario puede ir vinculado al cliente o al proyecto. Facilita la facturación posterior sin que nadie transcriba nada a mano.
- Alertas de horas extra automáticas. El sistema avisa cuando un trabajador está a punto de superar su jornada ordinaria, antes de que ocurra y no a fin de mes cuando ya es tarde.
- Integración con nóminas. Los datos de jornada pasan directamente a la nómina sin que nadie los copie, lo que elimina una fuente de errores muy habitual y reduce el tiempo de cierre mensual.
Esta clase de automatización de back-office tiene mucho en común con la que está llegando también en facturación: si te interesa ver qué más está cambiando en ese frente, en el post sobre factura electrónica B2B para pymes explicamos otra obligación con fecha límite y cómo aprovecharla para mejorar el flujo de cobro.
Y si tu empresa usa algoritmos o IA para tomar decisiones que afectan a las condiciones de trabajo, tienes obligaciones de información que no son nuevas. Desde 2021, el comité de empresa tiene derecho a conocer las reglas de esos sistemas (art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores). Desde el 5 de octubre de 2026, el Real Decreto 723/2026 obliga además a informar por escrito a cada persona contratada por más de cuatro semanas. Lo explicamos en este artículo sobre IA en selección y RRHH.
Si quieres que te ayudemos a evaluar qué sistema de fichaje encaja con tu empresa y cómo integrarlo con lo que ya tienes, cuéntanoslo en el formulario de presupuesto.
En resumen
El registro horario digital todavía no es obligatorio: a finales de septiembre de 2026 el Real Decreto no estaba aprobado ni publicado en el BOE. Hoy rige el registro diario de jornada de 2019, sin un formato fijado. Si se aprueba, el proyecto prevé que entre en vigor 20 días después de su publicación. No prevé excepciones por tamaño de empresa, aunque se debaten plazos de adaptación distintos para las pymes. Conviene elegir ya un sistema con identificación única del trabajador, sellado temporal automático, cifrado de datos, historial de cambios auditado y exportación de informes. Las multas por no registrar la jornada van de 751 a 7.500 euros por infracción. Si ya tienes que cambiar de sistema, vale la pena integrarlo con la gestión de vacaciones y nóminas: el coste de implantación es el mismo y el ahorro operativo empieza desde el primer mes.
Información basada en el proyecto de Real Decreto del registro horario digital, verificada el 7 de octubre de 2026. El texto definitivo puede introducir cambios en plazos o requisitos técnicos. Fuentes: Inwout · Alerta Trabajo · Protime · Kronjop · LISOS.