Imagen generada con IA
Actualizado el 16 de octubre de 2026: plazos revisados tras la publicación de la Orden HAC/1028/2026.
La factura electrónica B2B es la factura entre empresas y profesionales que se emite en un formato que un programa puede leer, no en PDF. Será obligatoria en España para las facturas entre empresarios, con pocas excepciones, y el reloj ya corre: el 6 de octubre de 2026 empezaron a contar los plazos.
Esta guía te dice qué fecha te toca según lo que factura tu empresa, qué formatos valen y qué obligación nueva tendrás cuando recibas facturas de tus proveedores.
¿Cuándo es obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Quien facture hasta 8 millones de euros al año estará obligado en octubre de 2028, y quien facture más, en octubre de 2027. El corte no es ser pyme, sino el volumen de operaciones. Las fechas salen de dos normas:
- El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, que desarrolla la obligación. Lo publicó el BOE el 31 de marzo de 2026.
- La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, que regula la solución pública de la AEAT. La publicó el BOE el 5 de octubre y entró en vigor el día siguiente.
La disposición final cuarta del real decreto fija la cuenta desde la entrada en vigor de la orden:
| Quién | Cuándo se aplica |
|---|---|
| Empresarios y profesionales con un volumen de operaciones de más de 8 millones de euros el año anterior | 12 meses después: octubre de 2027 |
| Resto de empresarios y profesionales, autónomos incluidos | 24 meses después: octubre de 2028 |
El volumen de operaciones se calcula como en el IVA (artículo 121 de la ley del impuesto). Para la mayoría de pymes la fecha es octubre de 2028, pero una mediana empresa que factura más de 8 millones entra en 2027.
Las empresas de más de 8 millones tienen una regla de transición. Durante sus primeros 12 meses, deben acompañar cada factura electrónica de un PDF legible, salvo que el cliente acepte recibirla solo en el formato original (disposición transitoria segunda).
¿Qué facturas entran y cuáles no?
Entran las facturas que emites a otro empresario o profesional con sede, establecimiento o domicilio en España (artículo 3 del real decreto). Las facturas a particulares quedan fuera.
También quedan fuera las facturas simplificadas, salvo las simplificadas cualificadas (artículo 4). El Ministerio de Economía puede excluir otras operaciones por orden, sector a sector, y el real decreto deja fuera algunas actividades concretas, como las del operador del mercado eléctrico y las del operador del mercado del gas (disposición adicional segunda).
¿Qué formato tiene que tener la factura?
La factura debe ser un fichero estructurado que siga el modelo europeo EN 16931, en una de estas cuatro sintaxis (artículo 7.1):
- UBL, un estándar internacional en XML.
- CII, un formato en XML creado por el CEFACT de las Naciones Unidas.
- EDIFACT, un formato de intercambio electrónico de datos (EDI) anterior a XML.
- Facturae, el formato español.
Un PDF enviado por correo no cumple. Si usas la solución pública de la AEAT, el formato es siempre UBL (artículo 11.2). Las facturas que pasan por una plataforma privada van firmadas con firma electrónica avanzada (artículo 7.3).
¿Qué es la solución pública de la AEAT?
Es un servicio gratuito de la Agencia Tributaria para emitir, recibir y guardar copia de las facturas electrónicas. Lo dice la exposición de motivos de la Orden HAC/1028/2026: el acceso y sus usos «tendrán carácter gratuito». La AEAT desarrollará además un formulario para generar facturas.
La orden obliga a que la solución pública esté disponible al menos dos meses antes de la primera fecha de aplicación, es decir, como tarde en agosto de 2027.
La otra vía son las plataformas privadas de intercambio, que ofrecen los programas de facturación y los proveedores especializados. El real decreto les exige poder conectarse con la solución pública, tener la certificación de seguridad ISO/IEC 27001 o una equivalente y convertir las facturas entre las cuatro sintaxis (artículo 13).
¿Qué tengo que hacer cuando recibo una factura?
Tendrás que informar al proveedor de si aceptas o rechazas la factura y de cuándo la pagas. Esta obligación recae en quien recibe la factura, no en quien la emite. El artículo 10 del real decreto pide comunicar dos estados:
- Aceptación o rechazo comercial de la factura, con su fecha.
- Pago efectivo completo, con su fecha.
El plazo es de 4 días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales, desde que se produce cada estado. Además, el pago completo o el rechazo se comunican a la solución pública de la AEAT, uses la plataforma que uses (artículo 12). Para el pago, el plazo es también de 4 días desde la fecha en que pagas. Si no rechazas una factura ni recibes una rectificativa, se presume aceptada.
Los autónomos personas físicas y las entidades en atribución de rentas que facturan hasta 8 millones tienen un año más para esta obligación concreta. Para ellos, informar de los estados es voluntario hasta 12 meses después de su fecha general, es decir, hasta octubre de 2029 (disposición transitoria tercera).
El motivo de este control es la morosidad. Cada primer trimestre, la AEAT enviará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada la información para elaborar el listado de empresas que incumplieron los plazos de pago el año anterior (artículo 14). Si te interesa el otro lado del problema, lo tratamos en cómo automatizar la reclamación de cobros.
Cuánto trabajo supone y cómo automatizarlo
Pongamos una consultoría de ocho personas que recibe 30 facturas de proveedores al mes. Si usa una plataforma privada, cada factura que acepta genera tres comunicaciones: la aceptación y el pago al proveedor, y el pago a la AEAT. Son 90 comunicaciones al mes, cada una con un plazo de 4 días.
Hacerlo a mano exige que alguien revise a diario qué facturas ha aceptado contabilidad y qué pagos han salido del banco. Con un programa de facturación conectado a la contabilidad, el estado se comunica solo:
- La factura llega a la plataforma y entra en tu programa.
- Cuando alguien la aprueba en el programa, el sistema envía la aceptación.
- Cuando el banco confirma el pago, el sistema envía el estado de pago y el aviso a la AEAT.
Antes de elegir, pregunta a tu proveedor actual si su programa emitirá en alguna de las cuatro sintaxis y si comunicará los estados de forma automática. Si la respuesta es vaga, tienes hasta 2028 para cambiar sin prisas.
La factura electrónica ordena el formato, pero alguien sigue revisando cada factura de proveedor. En cómo una gestoría automatiza las facturas con IA explicamos esa parte. Y no la confundas con Verifactu, que regula el programa con el que emites, no el envío.
En resumen
Si tu empresa factura hasta 8 millones al año, la factura electrónica B2B te llegará en octubre de 2028. Lo que más trabajo te dará es avisar en 4 días de la aceptación y el pago de cada factura que recibes. Hoy puedes contar cuántas facturas de proveedores recibes al mes y preguntar a tu proveedor de software cómo lo resolverá.
Si quieres conectar facturación, contabilidad y banco para que esos avisos salgan solos, cuéntanos cómo trabajas o mira nuestro servicio de automatización con IA.