Verifactu pymes 2026: plazos, software y cómo prepararse

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Pongamos que llevas años haciendo tus facturas con una plantilla de Excel. Funciona, no cuesta nada y el gestor no se ha quejado. El 1 de enero de 2027, si eres una empresa sujeta al Impuesto sobre Sociedades, eso pasa a ser ilegal. Y la sanción por tener software de facturación que no cumpla con los nuevos requisitos es de 50.000 euros por ejercicio.

Esto es Verifactu: el nuevo estándar que la AEAT (la Agencia Tributaria) impone a cualquier negocio que use software para emitir facturas. No es un trámite opcional ni algo que puedas posponer indefinidamente. Pero sí tienes margen para prepararte en 2026, sin prisas, si empiezas ahora.

Qué es Verifactu (y qué no es)

Verifactu es un sistema técnico de verificación de facturas que la AEAT ha diseñado para eliminar el fraude fiscal en la facturación. El objetivo es sencillo: que ningún software pueda generar o modificar una factura sin dejar rastro. Para conseguirlo, el sistema exige que cada factura tenga:

• Un hash encadenado (una huella digital que enlaza cada factura con la anterior, haciendo imposible alterar o borrar registros sin que se note)
• Un código QR impreso o enviado con cada factura, para que cualquiera pueda verificar su autenticidad
• La opción de enviar los registros a la AEAT en tiempo real (modo VERI*FACTU, voluntario pero recomendado)

Un matiz importante: Verifactu no es lo mismo que la factura electrónica B2B. Son dos sistemas distintos que coexisten y tienen plazos diferentes. Verifactu afecta al software que usas internamente para emitir facturas. La factura electrónica B2B regula cómo intercambias esas facturas con otras empresas. Puedes cumplir con uno y aún no con el otro.

Quién está obligado

Están obligados todos los contribuyentes que desarrollan actividades económicas y usan software informático para emitir facturas:

• Autónomos con actividad económica
• Pymes y microempresas
• Sociedades (S.L., S.A.)
• Profesionales (abogados, arquitectos, consultores, diseñadores…)

La única excepción son quienes emiten facturas en papel de forma manual y sin ningún tipo de software. En la práctica, prácticamente todo el mundo que tiene un negocio formal usa algún programa o plantilla digital, así que la obligación es casi universal.

No están obligados quienes ya usan sistemas SII (Suministro Inmediato de Información), como las grandes empresas con facturación superior a 6 millones de euros, porque ya tienen su propio canal de envío a la AEAT.

Los plazos exactos

Estamos en julio de 2026, lo que significa que tienes entre 6 y 12 meses, dependiendo de tu tipo de empresa. Tiempo suficiente para adaptarte sin urgencia extrema, pero no tanto como para dejarlo para el último momento.

Qué necesita hacer tu software

Tu software de facturación actual, sea cual sea, debe cumplir estos requisitos técnicos para ser válido a partir de las fechas de obligación:

1. Generar el registro de facturación de alta con todos los datos requeridos por la AEAT
2. Calcular el hash encadenado que vincula cada factura con la anterior
3. Emitir el código QR en cada factura
4. Registrar eventos (modificaciones, anulaciones) sin posibilidad de alterar el historial

Si tu software actual no hace esto, necesitas cambiarlo. Si lo hace, estás cubierto.

La realidad del software actual

Excel y Word: Prohibidos para emitir facturas desde la fecha de obligación. No tienen ninguna capacidad técnica para implementar el hash encadenado ni el QR. Si los usas ahora, necesitas pasarte a un programa homologado.

Programas de contabilidad generales (Holded, Contasimple, FacturaDirecta, Sage…): La mayoría ya está adaptando sus plataformas o lo ha hecho. Comprueba con tu proveedor actual que tienen certificación Verifactu o tienen fecha de entrega confirmada.

Software propio o a medida: Si tu empresa usa un ERP o sistema de gestión interno desarrollado a medida, tendrás que actualizarlo para implementar los requisitos técnicos. El plazo para hacerlo es ahora.

Solución gratuita de la AEAT: Para autónomos y microempresas sin facturación compleja, la propia AEAT ofrece una aplicación gratuita en modo VERI*FACTU. No tiene todas las funciones de un programa de facturación completo, pero cumple los requisitos legales. Consulta las instrucciones en la sede electrónica de la AEAT.

Caso real: la agencia de marketing que factura en Word

Una agencia de marketing digital en Valencia con 4 personas, unos 35 clientes y unas 60 facturas al mes. Hasta ahora usan una plantilla de Word con su logo, la rellenan a mano y la exportan a PDF. Llevan así 6 años y no ha habido ningún problema.

A partir del 1 de enero de 2027 (son S.L., sujeta al IS), esa práctica estará prohibida.

Lo que tienen que hacer:

1. Elegir un software de facturación con certificación Verifactu. En su caso, con 60 facturas/mes y sin necesidades complejas de inventario o proyectos, un programa como Holded o FacturaDirecta en su plan básico (entre €10-25/mes) es más que suficiente.
2. Migrar el histórico de facturas al nuevo sistema antes de enero de 2027 (o al menos llevar el nuevo a partir de esa fecha; el histórico en papel sigue siendo válido).
3. Asegurarse de que el programa genera automáticamente el QR y el hash en cada factura nueva.

Coste aproximado: €120-300/año en software. A cambio, se ahorran tiempo en la gestión manual y tienen un registro de facturas ordenado y exportable.

Checklist de preparación para 2026

Paso 1 — Diagnostica tu situación ahora (10 minutos):

• ¿Qué software usas para emitir facturas?
• ¿Está en la lista de software homologado de la AEAT?
• ¿Cuándo entra en vigor tu obligación (¿IS o autónomo)?

Paso 2 — Contacta con tu proveedor de software:

• Pregunta explícitamente si ya tienen certificación Verifactu o cuándo la tendrán
• Si la respuesta es vaga o no tienen fecha, empieza a buscar alternativas

Paso 3 — Elige e implementa antes de tu fecha de obligación:

• Para el cambio de software, reserva al menos un mes de margen para hacer pruebas
• No esperes a diciembre de 2026 si tu fecha es enero de 2027

Si quieres que revisemos tu setup de facturación y automatización y te ayudemos a elegir la solución más adecuada para tu volumen y tipo de negocio, cuéntanos cómo tienes montado el proceso y lo miramos juntos.

Una confusión frecuente: Verifactu vs. factura electrónica B2B

Mucha gente los mezcla porque suenan parecidos. Son sistemas completamente distintos:

• Verifactu: afecta a tu software de facturación interno. Es la forma en que el programa genera y registra las facturas. Obligatorio para todos desde 2027.
• Factura electrónica B2B: regula cómo envías y recibes facturas entre empresas. Requiere plataformas específicas de intercambio. Las pymes tienen hasta octubre de 2028 para adaptarse.

Puedes estar cumpliendo con Verifactu (tu software genera las facturas correctamente) y aún no estar preparado para la B2B (no tienes el canal de intercambio electrónico con tus proveedores y clientes). Son dos adaptaciones distintas con plazos distintos.

Si también tienes dudas sobre la factura B2B, en la sección de automatización de procesos de back-office explicamos cómo integrar ambos sistemas en un flujo automatizado que no requiera intervención manual.

Limitaciones y coste real

Siendo honestos sobre lo que Verifactu supone:

• El coste de adaptación es bajo para la mayoría de pymes: un programa de facturación homologado cuesta entre €10 y €60/mes dependiendo de las funciones que necesites. No es una inversión prohibitiva.
• La AEAT ofrece una opción gratuita para quien tenga necesidades básicas.
• La transición lleva tiempo: migrar tus plantillas y flujos actuales a un nuevo software puede tomar de días a semanas. No lo dejes para la semana antes de la obligación.
• El registro histórico anterior no está afectado: no tienes que recertificar las facturas que ya emitiste. Solo las nuevas a partir de tu fecha de obligación.

En resumen

Verifactu obliga a que todo software de facturación incluya hash encadenado, código QR y registro de eventos para garantizar la integridad de las facturas. Las empresas con IS tienen hasta el 1 de enero de 2027; los autónomos y el resto, hasta el 1 de julio de 2027. Excel y Word quedan prohibidos desde esas fechas. La adaptación es sencilla para la mayoría de pymes: basta con cambiar a un programa homologado (muchos ya están adaptados o lo estarán antes de fin de año) o usar la aplicación gratuita de la AEAT si tu volumen de facturación es básico. Empieza el diagnóstico ahora para no ir con prisas en diciembre.