Imagina una asesoría de ocho personas en Alicante que contrata esta semana a una administrativa. Su programa de recursos humanos reparte los turnos de forma automática según las vacaciones de cada persona. Desde el 5 de octubre, la asesoría debe contárselo por escrito antes de que empiece a trabajar. Y debe explicarle con qué reglas reparte los turnos ese programa.
La obligación sale del Real Decreto 723/2026, de 9 de septiembre. El BOE lo publicó el 15 de septiembre de 2026 y está en vigor desde el 5 de octubre. Afecta a cada alta nueva desde ese día.
¿Qué dice exactamente el RD 723/2026?
El decreto obliga a la empresa a informar por escrito de los elementos esenciales del contrato. Esa lista ya existía, pero el artículo 3.2.k) añade un punto nuevo: la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones.
Un sistema algorítmico es un programa que aplica reglas fijas para llegar a un resultado sin que nadie lo calcule a mano. Un ejemplo es el programa que asigna turnos según las vacaciones de cada persona.
Según el artículo 3.2.k), la información incluye las pautas, criterios y reglas de funcionamiento del sistema. Esa parte se exige cuando el sistema toma decisiones sobre las condiciones de trabajo. El decreto cita como ejemplos:
- La duración y la distribución de la jornada.
- La asignación de tareas.
- La determinación de los salarios y de la progresión profesional.
- El lugar de trabajo.
- La extinción del contrato.
El decreto fija también tres reglas prácticas:
- Cuándo: antes de que la persona empiece a trabajar (artículo 7.1).
- Dónde: en el contrato o en un anexo escrito. Si el contrato no lo recoge, basta con uno o más documentos aparte (artículo 6.1).
- Cómo: en papel o en formato electrónico. La empresa debe conservar la prueba de que lo entregó (artículo 6.2).
Este bloque del decreto, el capítulo II, solo se aplica a relaciones laborales de más de cuatro semanas (artículo 2.2). Un contrato de dos semanas para una campaña queda fuera.
¿Qué programas de tu empresa podrían entrar?
El decreto no define qué es un «sistema algorítmico». Tampoco nombra ningún programa. Lo que sigue es nuestra lectura, no una interpretación oficial. Antes de decidir, confírmala con tu asesor laboral.
El texto habla de sistemas «de toma de decisiones». En nuestra lectura, la clave es quién decide. Si el programa decide y nadie revisa cada caso, el programa podría entrar en la norma. Si una persona decide y el programa solo registra la decisión, probablemente queda fuera.
Con ese criterio, estos usos podrían entrar:
- Programas de recursos humanos como Factorial, Sesame o Personio, si los usas para decidir turnos o tareas sin que una persona revise cada caso.
- Repartos automáticos de trabajo: un sistema que reparte pedidos, llamadas o incidencias entre el equipo según la carga de cada persona.
- Evaluaciones automáticas: una herramienta de ventas que ordena a los comerciales y fija con ese orden quién cobra un incentivo.
Y estos usos, en nuestra lectura, quedan fuera:
- Un Excel que el encargado rellena a mano con el horario de la semana.
- Un correo con los turnos que ha decidido una persona.
- Un programa de fichaje que solo registra las horas, sin decidir nada con ellas.
El mismo programa puede estar dentro o fuera según cómo lo uses. Según esta lectura, cuenta la función que tienes activada, no la marca del programa.
¿Qué pasa si no informas por escrito?
No informar por escrito de los elementos esenciales del contrato es una infracción leve. Lo dice el artículo 6.4 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social, conocida como LISOS. Según el artículo 40.1.a) de esa ley, las infracciones leves se multan con entre 70 y 750 euros.
La cuantía es baja, pero la multa no es el único efecto. Un trabajador puede discutir un turno o una evaluación que decidió un programa. Sin la información entregada, la empresa no puede demostrar que explicó las reglas de ese programa.
¿En qué se diferencia del derecho del comité de empresa?
El comité de empresa ya tenía un derecho parecido. El artículo 64.4.d) del Estatuto de los Trabajadores le da derecho a conocer los parámetros y las reglas de los algoritmos que afectan a las condiciones de trabajo.
La diferencia es a quién se informa:
- El artículo 64.4.d) es un derecho colectivo: lo ejercen el comité de empresa y los delegados de personal.
- El RD 723/2026 crea un derecho individual: cada persona contratada lo tiene, haya o no representación en la empresa.
Para una pyme sin comité, ese cambio es el importante. Antes, fuera de lo que ya exigía el RGPD para las decisiones totalmente automatizadas, la obligación de explicar las reglas del algoritmo se dirigía al comité. Ahora cada persona la recibe con su contrato.
El decreto transpone la Directiva europea 2019/1152, sobre condiciones laborales transparentes y previsibles. El punto de los algoritmos, según el preámbulo del propio decreto, se apoya en el Reglamento europeo de Inteligencia Artificial. Si usas IA para seleccionar o evaluar personal, lee también qué debes contar a tu plantilla cuando la IA participa en contratar o despedir.
¿Qué pasa con las personas que ya trabajan contigo?
El decreto distingue dos casos en su disposición transitoria única:
- Si una persona de tu plantilla te pide la información, tienes 30 días hábiles para dársela por escrito.
- Si cambias algo de esa información a partir del 5 de octubre, debes informar por escrito a más tardar el día en que el cambio surte efecto (artículos 5 y 7.3).
En nuestra lectura, empezar a usar un programa que reparte turnos es uno de esos cambios. Si es así, activar esa función hoy te obligaría a informar a la plantilla actual, aunque nadie lo pida.
Nuestra recomendación es preparar la ficha de cada programa ahora, para toda la plantilla. Si alguien la pide, solo tienes que entregarla. La norma no te obliga a repartirla a todo el mundo; es una decisión práctica.
Cinco pasos para cumplir el RD 723/2026
Paso 1. Haz inventario de tus programas. Anota cada herramienta que toca horarios, turnos, vacaciones, tareas, sueldos o evaluaciones.
Paso 2. Separa los programas que deciden de los que registran. Para cada herramienta del inventario, pregúntate quién toma la decisión: el programa o una persona.
Paso 3. Escribe la ficha de cada programa que decide. La ficha explica qué decide el programa, qué datos usa y qué reglas aplica. Si no conoces esas reglas, pídeselas por escrito al proveedor del programa.
Paso 4. Entrega la ficha antes de la incorporación. Inclúyela en el contrato o en un anexo escrito. Guarda la prueba de que la persona la recibió, por ejemplo un acuse firmado o un correo de confirmación.
Paso 5. Revisa la ficha cuando cambies algo. Si activas una función nueva o cambias una regla, actualiza la ficha y entrégala antes de que el cambio surta efecto.
¿Qué exige de verdad el artículo 3.2.k)?
Un párrafo genérico del tipo «usamos herramientas digitales» no basta. El artículo 3.2.k) pide las pautas, criterios y reglas de funcionamiento del sistema.
Eso significa que la empresa tiene que saber cómo decide el programa que usa. Si un programa asigna turnos, tienes que poder explicar con qué reglas lo hace. Por ejemplo: primero cubre los turnos de mañana y después reparte los de tarde según los días de vacaciones pendientes.
Muchas pymes no conocen esas reglas porque el proveedor configuró el programa por ellas. Si es tu caso, el primer paso es preguntarle al proveedor.
Si quieres revisar qué programas de tu empresa deciden de forma automática y cómo documentarlos, podemos hacer ese inventario contigo.
En resumen
El RD 723/2026 está en vigor desde el 5 de octubre de 2026. Cada persona que contratas por más de cuatro semanas debe recibir por escrito, antes de empezar, qué sistemas automáticos deciden sobre sus condiciones de trabajo y con qué reglas. La información puede ir en el contrato o en un anexo escrito. No hacerlo es una infracción leve, con multas de 70 a 750 euros. El decreto no dice qué programas entran: en nuestra lectura, cuenta si el programa decide sin que una persona revise cada caso. Haz hoy el inventario de tus programas y prepara la ficha de los que deciden. Si tienes dudas sobre qué herramientas cuentan, escríbenos y lo revisamos contigo.