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Actualizado el 7 de octubre de 2026: hemos revisado los datos y las fuentes de este artículo.
Una clínica dental de Valencia lleva cuatro años con el mismo software de gestión de citas (es un ejemplo ilustrativo). Decide cambiarse a una herramienta más moderna. El proveedor actual le responde que los datos de sus pacientes están en un formato propietario y que no puede sacarlos. Desde el 12 de septiembre de 2025, esa respuesta incumple la ley europea.
El Reglamento de Datos de la Unión Europea (Reglamento UE 2023/2854, conocido como Data Act) se aplica desde el 12 de septiembre de 2025. Una parte del reglamento obliga a los proveedores de software en la nube a dejarte cambiar de proveedor y llevarte tus datos. Hasta el 12 de enero de 2027, el proveedor puede cobrarte el cambio, pero solo lo que le cueste de verdad. A partir de esa fecha, no puede cobrarte nada por el cambio. Ese «coste por cambio» no incluye la cuota normal del servicio ni la penalización por resolver el contrato antes de tiempo, si el contrato la prevé (artículo 2).
Si tu empresa usa un CRM, un software de facturación, un TPV en la nube o cualquier herramienta SaaS —programa que funciona desde el navegador y guarda los datos en los servidores del proveedor—, el Data Act te da derechos que ya puedes ejercer.
¿Qué cambió el 12 de septiembre de 2026?
El 12 de septiembre de 2026 empezó una obligación muy concreta: el «acceso por diseño» del artículo 3.1. Esa obligación afecta a los productos conectados y sus servicios relacionados introducidos en el mercado después del 12 de septiembre de 2026, como una máquina o un sensor con conexión a internet. Esos productos tienen que fabricarse para que el usuario pueda acceder a sus datos de forma fácil y gratuita.
El «acceso por diseño» no afecta a un CRM ni a un software de facturación. Para el software que usas en la oficina, la fecha que importa es el 12 de septiembre de 2025, cuando empezó a aplicarse la mayor parte del reglamento, incluidas las reglas de cambio de proveedor. El artículo 50 retrasa algunas partes, como el «acceso por diseño».
¿Qué le exige el Data Act al proveedor de software?
El Data Act llama a estos programas «servicios de tratamiento de datos», y sus artículos 23 a 31 regulan el cambio de proveedor. Estas son las obligaciones que más te afectan:
Primera obligación: un contrato que diga cómo irte. El contrato tiene que fijar un preaviso máximo de dos meses para empezar el cambio (artículo 25.2 d).
Segunda obligación: un plazo para el cambio. Tras el preaviso, el proveedor tiene un periodo de transición de 30 días naturales como máximo para completar el cambio (artículo 25.2 a). Si demuestra que ese plazo es técnicamente imposible, puede ampliarlo hasta siete meses, y debe avisarte en los 14 días hábiles siguientes a tu solicitud (artículo 25.4). Además, el contrato tiene que darte derecho a prorrogar una vez el periodo de transición por el tiempo que te convenga (artículo 25.5).
Tercera obligación: entregarte tus datos en un formato que puedas usar. Si no existe un estándar publicado para ese tipo de servicio, el proveedor tiene que exportar tus datos en un formato estructurado, de uso habitual y de lectura mecánica (artículo 30.5). Un ejemplo de ese formato es un CSV con columnas con nombre.
Cuarta obligación: borrar tus datos cuando termine el cambio. El contrato tiene que garantizar el borrado de tus datos al final del periodo de extracción, que dura al menos 30 días naturales (artículo 25.2 g). El borrado procede cuando el cambio se ha completado con éxito (artículo 25.2 h).
Quinta obligación: no cobrar el cambio a partir de 2027. Hasta el 12 de enero de 2027, el proveedor solo puede cobrarte los costes que tengan relación directa con tu cambio. Desde esa fecha, no puede cobrarte nada por el proceso de cambio (artículo 29). Esa prohibición no incluye la cuota normal del servicio ni la penalización por resolver antes de tiempo, si el contrato la prevé (artículo 2).
Hay dos excepciones (artículo 31). La primera: si el programa se desarrolló en su mayor parte a medida para tu empresa y el proveedor no lo ofrece a gran escala en su catálogo, algunas obligaciones no se aplican, entre ellas la del artículo 29, que prohíbe cobrar el cambio. La segunda: las versiones de prueba por tiempo limitado quedan fuera de todas las reglas de cambio de proveedor.
A qué software afecta en el día a día de una pyme
La lista práctica para una empresa española de menos de cincuenta personas. Si se usan como servicio en la nube, por ejemplo:
- CRM: Salesforce, HubSpot, Zoho, Pipedrive o cualquier herramienta donde guardas tus contactos y oportunidades de venta.
- Software de gestión y facturación: Holded, Quipu, FacturaDirecta, Contasol y similares. Contasol también tiene versión de escritorio, y esa versión, instalada en tu ordenador, no es un servicio en la nube.
- TPV: terminales de punto de venta que almacenan datos de ventas en la nube.
- Plataformas de comercio electrónico: Shopify, PrestaShop en la nube o el hosting donde corre tu tienda.
- Herramientas de soporte al cliente: helpdesks, plataformas de ticketing, chatbots que guardan el historial de conversaciones.
Los productos conectados, como una máquina de vending, un sensor de temperatura en un almacén o una báscula conectada en un obrador, siguen otras reglas del Data Act. El «acceso por diseño» solo se exige a los productos conectados y sus servicios relacionados introducidos en el mercado después del 12 de septiembre de 2026.
El Data Act convive con el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). El RGPD protege los datos de las personas físicas, como los datos de los pacientes de la clínica. El Data Act regula, entre otras cosas, cómo te llevas los datos que tu empresa genera al usar un servicio digital.
Cómo reclamar tus datos en tres pasos
Estos tres pasos sirven si quieres cambiar de herramienta o llevarte tus datos a tus propios servidores.
Paso 1: haz una lista de tus datos atrapados. Empieza con las herramientas de las que no puedes exportar nada en claro. Anota el nombre de la herramienta, qué datos hay dentro (clientes, historial, productos, ventas) y si ya existe alguna opción de exportar.
Paso 2: haz la solicitud por escrito al proveedor. No necesitas una fórmula legal especial. Revisa en tu contrato cómo se notifica el cambio. Si el contrato no dice nada, un correo con acuse de recibo es una prueba razonable. Menciona el Reglamento UE 2023/2854 (Data Act) y pide el cambio de proveedor. Si te vas a otro proveedor, incluye sus datos de contacto (artículo 25.3). Indica qué datos pides y en qué formato los necesitas (CSV, JSON o el formato estándar de tu sector). Pide también que te confirme el preaviso, el periodo de transición y el coste del cambio. Guarda el correo con fecha y el acuse de recibo o el número de ticket de soporte.
Paso 3: si el proveedor no cumple, reclama. Cada Estado de la UE tiene que designar la autoridad que vigila el Data Act (artículo 37). A 6 de octubre de 2026 no hemos encontrado una norma española que designe la autoridad competente para las reglas de cambio de proveedor (artículos 23 a 31). La CNMC (Comisión Nacional de los Mercados y la Competencia) y la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) firmaron un convenio, publicado en el BOE el 1 de septiembre de 2026, en el que acuerdan cooperar en la supervisión del Data Act, en especial del cambio de proveedor (BOE-A-2026-18409). Ese convenio no te da una autoridad concreta a la que reclamar. La AEPD solo es competente cuando hay datos personales en juego. Hoy, la vía es reclamar por escrito al proveedor y, si no cumple, acudir a los tribunales. El correo de la solicitud sirve como prueba.
¿Te ayuda el Data Act a conectar tus herramientas entre sí?
Solo de forma indirecta. El Data Act obliga al proveedor a ofrecer gratis interfaces abiertas para facilitar el cambio, la portabilidad de los datos y la interoperabilidad (artículo 30.2). Una interfaz abierta, o API, es una vía para que dos programas intercambien datos de forma automática. En cambio, el Data Act no le obliga a mantener integraciones con tus otras herramientas en el día a día.
Lo que sí consigues es un archivo con tus datos en un formato estructurado. Ese archivo facilita la migración a la nueva herramienta y permite automatizar tareas que antes exigían copiar datos a mano: actualizar el CRM cuando llega una factura aprobada, o registrar en el software de gestión los datos de un formulario web. Este tipo de automatizaciones es lo que cubrimos en nuestro servicio de automatización de procesos.
Lo que el Data Act no resuelve por sí solo
El derecho existe desde el 12 de septiembre de 2025. Ejercerlo tiene fricciones reales.
Algunos proveedores cumplirán con la letra pero no con el espíritu: te entregarán un CSV con columnas sin nombre, caracteres especiales que rompen la importación o, por ejemplo, doscientas filas vacías. La norma exige un formato «estructurado, de utilización habitual y de lectura mecánica», pero esa definición admite interpretaciones.
Y aunque el proveedor entregue un archivo perfecto, conectarlo con otra herramienta requiere trabajo técnico. Hay que mapear campos, limpiar duplicados, resolver diferencias entre formatos de fecha y gestionar las diferencias entre lo que exporta el sistema viejo y lo que espera el nuevo.
El Data Act te da el derecho a llevarte los datos. Convertir esos datos en una integración que funcione sola requiere un paso más.
Para más contexto sobre las obligaciones digitales que afectan a las pymes en 2026, los posts sobre factura electrónica B2B y sobre NIS2 y la cadena de suministro explican el resto del marco normativo que ya está en vigor.
En resumen
Desde el 12 de septiembre de 2025, el Data Act te permite exigir al proveedor de tu CRM o de tu software de gestión que te deje cambiar de proveedor con tus datos. El preaviso máximo es de dos meses y el cambio debe completarse en 30 días, salvo ampliación justificada. Hasta el 12 de enero de 2027, el proveedor solo puede cobrarte lo que le cueste el cambio; desde esa fecha, nada por el cambio, aunque sigues pagando la cuota del servicio y, si el contrato la prevé, la penalización por resolverlo antes de tiempo. El primer paso práctico es identificar qué datos tienes atrapados y en qué herramientas. Si quieres conectar esas herramientas y automatizar el flujo entre ellas, cuéntanos qué usas y te decimos qué se puede integrar y en cuánto tiempo.
Fuentes: Reglamento UE 2023/2854 (Data Act), artículos 2, 3, 23 a 31, 37 y 50 — EUR-Lex, Convenio entre la CNMC y la AEPD, BOE-A-2026-18409 (BOE, 1-sep-2026), La UE ya aplica Data Act (Silicon)