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María lleva tres semanas buscando un administrativo para su clínica dental en Valencia. Ha ajustado la oferta salarial, ha visto candidatos y ya tiene claro que el puesto le saldrá por unos 1.400 euros netos al mes. Lo que todavía no ha calculado es que ese administrativo le va a costar bastante más de lo que figurará en la nómina.
El Ministerio de Trabajo ha abierto la negociación del SMI para 2027. Si la subida queda en el 3,5 % que piden los sindicatos, cada empleado costará 805 euros más al año —solo en cotizaciones y salario base, sin contar el resto (autonomosyemprendedor.es, 25 agosto 2026).
Antes de publicar esa oferta de empleo, haz el cálculo completo. Si lo que necesitas cubrir es un proceso repetitivo, puede que la automatización lo resuelva en menos tiempo del que tardarás en hacer la selección.
El SMI 2026: lo que firma el empleado y lo que pagas tú
El salario mínimo interprofesional en 2026 es de 1.221 euros mensuales en 14 pagas, equivalentes a 17.094 euros brutos anuales para jornada completa. Es lo menos que puedes pagar. Pero lo que tú desembolsas como empresa es otra cifra.
Para entenderlo, hay que sumar las cotizaciones a la Seguridad Social que paga la empresa sobre el salario bruto. Son obligatorias y no aparecen en la nómina del trabajador:
| Concepto | % sobre base |
|---|---|
| Contingencias comunes | 23,60 % |
| Desempleo (contrato indefinido) | 5,50 % |
| Formación profesional | 0,60 % |
| FOGASA | 0,20 % |
| AT/EP (media oficina y servicios) | ~1,50 % |
| Mecanismo de Equidad Intergeneracional (MEI) | 0,90 % |
| Total cotizaciones empresa | ~32,30 % |
Tipos vigentes a septiembre de 2026. Fuente: TGSS, tipos de cotización 2026. Los tipos de AT/EP varían por actividad; 1,50 % corresponde a la media para actividades de oficina y servicios según tabla de primas.
Para un empleado al SMI, la base de cotización mínima en 2026 es de 1.381 euros/mes. Las cotizaciones empresa ascienden a 1.381 × 0,323 × 12 = 5.345 euros anuales. Sumando el salario bruto:
- Salario bruto: 17.094 €/año
- SS empresa: 5.345 €/año
- Coste mínimo directo: 22.439 €/año → 1.870 €/mes
Y eso es el mínimo. El Instituto Nacional de Estadística sitúa el coste laboral medio real en 3.278 euros por trabajador y mes en el primer trimestre de 2026, un 4,9 % más que en el mismo periodo del año anterior (INE, Encuesta Trimestral de Coste Laboral, Q1-2026). La diferencia entre el mínimo y esa media está en los costes que casi nadie cuenta al contratar.
Lo que no aparece en la nómina
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Más allá de la SS y el salario, varios conceptos encarecen cada contratación de forma sistemática:
Vacaciones pagadas. Un contrato a jornada completa incluye 22 días hábiles de vacaciones anuales. Son días sin trabajo productivo que siguen pagándose. Para un empleado con 20.000 euros brutos anuales, eso son 20.000 / 220 días × 22 = ~2.000 euros que no generan retorno directo.
Bajas por enfermedad. Las primeras 72 horas de cada baja corren a cargo de la empresa —desde las 4ª a la 20ª, la Seguridad Social cubre el subsidio, pero los primeros días y el coste del trabajo no hecho quedan en tu tejado. Estadísticamente, un empleado genera entre 8 y 12 días de baja al año.
Finiquito e indemnización. Si la relación no funciona, el despido improcedente tiene un coste mínimo de 33 días de salario por año trabajado. Para un empleado con un año de antigüedad y 20.000 euros brutos, eso son unos 1.800 euros de indemnización más el preaviso.
Tiempo de selección y onboarding. Encontrar, entrevistar y contratar a alguien ocupa entre 40 y 80 horas de alguien dentro de la empresa. A 25-35 euros por hora de coste empresarial, son entre 1.000 y 2.800 euros de coste de oportunidad solo en el proceso. El primer mes del empleado nuevo raramente es productivo al 100 %.
Sumando todos los conceptos, el coste real del primer año de una contratación con salario bruto de 20.000 euros puede estar entre 26.000 y 30.000 euros, según actividad y rotación.
Cuándo la automatización sale más barata
La pregunta útil no es "¿contrato o automatizo?", sino "¿qué proceso concreto necesito resolver?"
La automatización no reemplaza personas. Resuelve procesos repetitivos con reglas claras y datos estructurados: confirmar citas, enviar recordatorios, registrar facturas, responder preguntas frecuentes, reconciliar cobros, generar informes periódicos. Si el proceso tiene esa forma, tiene solución técnica. Si no, lo más probable es que necesites a alguien.
Para saber si el ROI sale, el cálculo es directo:
- Horas al mes que ocupa ese proceso (con interrupciones, correcciones y coordinación incluidas).
- Coste horario empresarial = coste mensual total del empleado / horas mensuales de trabajo. Con la media del INE: 3.278 / 160 h ≈ 20 €/hora.
- Coste mensual del proceso: horas × coste horario.
- Inversión en automatización: desarrollo + mantenimiento anual.
- Meses para recuperar la inversión: inversión total / ahorro mensual.
Un ejemplo concreto: un proceso de confirmación de citas y recordatorios para una clínica con 80 pacientes semanales ocupa entre 25 y 30 horas al mes entre llamadas, mensajes de WhatsApp y seguimiento. A 20 euros/hora, son 500-600 euros mensuales de coste de proceso.
Una automatización de ese flujo —integración de agenda, WhatsApp y recordatorios automáticos— tiene un coste típico de desarrollo de 2.500 a 4.000 euros y un mantenimiento anual de 600 a 900 euros (estimación propia a partir de proyectos similares). La recuperación de la inversión llega entre el mes 5 y el mes 8.
Contratar media jornada para hacer lo mismo tiene un coste directo de 1.000-1.200 euros al mes (SMI prorrateado + SS empresa), más todos los costes ocultos descritos arriba. Y la automatización está disponible los fines de semana.
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Si quieres explorar qué tareas puede resolver un agente de IA sin contratar a nadie, el post sobre agentes de IA para pymes explica en qué tipo de procesos encajan mejor.
Lo que la automatización no puede resolver
Ser honesto sobre los límites forma parte del cálculo. La automatización no sustituye a personas en:
- Juicio con contexto variable: un presupuesto complejo, negociar condiciones o evaluar riesgos que cambian caso a caso.
- Relaciones personales: fidelizar clientes clave, gestionar conflictos, liderar el equipo.
- Inputs sin estructura: información verbal, documentos irregulares, excepciones frecuentes.
- Responsabilidad legal directa: decisiones que requieren criterio profesional o firma personal.
Si el proceso tiene muchas excepciones o necesita juicio humano en cada caso, el coste de automatizarlo sube y el ROI baja. El punto de equilibrio suele estar en procesos que superan 15-20 horas mensuales con más del 70 % de casos repetibles. Por debajo de ese umbral, a veces es mejor una buena plantilla y un checklist antes que un sistema complejo.
El SMI 2027 y lo que cambia el cálculo
La negociación empieza este otoño. Si la subida queda en el 3,5 %, el coste salarial por empleado sube 805 euros anuales —pero ese incremento también eleva la base de cotización, así que el coste total de SS empresa crece en la misma proporción. Para una empresa con cinco empleados, puede suponer 4.000-5.000 euros más al año en costes laborales directos.
Esto no es un argumento para no contratar. Los empleados crean valor, retienen conocimiento y construyen la cultura de la empresa. Es un argumento para calcular bien antes: saber qué parte del trabajo puede resolverse sin contratar y tomar decisiones con los números reales encima de la mesa.
Si quieres revisar qué procesos de tu empresa tienen más sentido automatizar antes de la próxima contratación, desde nuestro servicio de automatización con IA hacemos esa valoración contigo. También puedes pedir un presupuesto en /quote y te respondemos sin compromiso.
En resumen
Contratar en 2026 cuesta bastante más que la nómina. Sumando SS empresa, MEI, vacaciones, bajas y finiquito, el coste real de un empleado puede doblar el salario que él percibe. Con la negociación del SMI 2027 ya abierta, revisar qué procesos repetitivos se pueden automatizar antes de la próxima contratación tiene sentido económico. La automatización no reemplaza personas: resuelve procesos concretos con reglas claras, y cuando lo hace, el ROI suele llegar antes del año.